要设置一个学校管理的库存系统，可以采用以下步骤：

1.首先，需要定义库存物品的分类和子分类，并对其进行归档。这将有助于在日后搜索物品时更加方便。

2.然后，需要制定一套详尽的库存流通规则。这些规则包括物品的出入库、发放、回收、核对、盘点、补充和保留。

3.之后，必须建立一个可用于监测库存情况的数据库或者信息平台。该平台必须能够显示出物品数量、位置、时效性以及所有者信息。此外，还要能够跟踪物品流通情况（即出入库历史信息）。

4.最后，必须开发一套权宜之计来避免不必要的耗材浪费或遭到盗用或不当使用的问题。